融创服务：组织加速，从精益管理员工的时间开始
作者：李莹
融创服务是融创集团的重要板块，并于2020年11月19日在港交所独立上市。上市以来，融创服务的规模和盈利都取得了不俗的成绩。
数字化管理是融创服务业务和组织发展的助力器，“实现员工时间精益化管理”则是数字化进程中的一个基础部分。在融创看来，员工时间如果得不到合理有效的利用，很难谈组织效能。
因为规模扩大、人数增加，势必让绝大多数员工处于“看不见”的状态。
一个任务究竟需要付出多少时间来完成，这决定企业要招进多少人；有多少人来了且付出时间在干活，这意味着是否存在跑冒滴漏、虚假出勤；每个人的时间利用率怎么样，这意味着人效有没有被优化提升的空间。
这些问题，让“时间”成为了融创服务员工管理的最小颗粒度，让考勤管理成为时间管理的重要起点。
01
员工的时间，为什么要被“精益管理”？
一些畅销书总是这样引导，企业应该给员工更自由的工作环境，实现员工的自我管理等等。考勤似乎成了公司管理的两难：考勤严苛，员工抱怨；考勤放松，效率低下。
但现实中，就大多数公司性质和发展阶段而言，开放式自我管理并不合时宜。考勤，仍是企业人员管理中颗粒度最细的部分，关系到企业管理的方方面面。
“当我们复盘企业正在发生的一些问题和冲突时，会发现很大一部分都与考勤管理这项动作相关，因为它是员工、HR、管理者每天都需要接触的动作，它与发薪、人员调遣、人效分析、激励等都密切相关。”
考勤这项每日都在发生的动作，需要被线上化管理，需要实时被看见，才能避免累积成诸如用人成本、员工体验、管理决策等更多问题出现。
让用人成本更可控
人数快速增加时，处理考勤管理工作的繁琐复杂程度就会高很多，而考勤又恰恰与企业用人成本息息相关。融创服务过去会发生的一个问题便是：由于考勤数据无法核对，处于管理盲区，带来了用人成本的增加。
“比如月底工资结算需要审核工时，常常会出现'上个月5号这个人为什么没打卡？'的情况，管理者可能直接就勾选全勤了，HR更不知道背后发生了什么。但这一勾，可能就是多发几小时的工资。核对难度更大，毕竟一个管理者可能要负责几十个位员工，一位HR可能要负责成百上千位员工。”
出勤打卡、工时、加班、假期管理等时间管理动作无法线上化，必然容易带来假期透支、带薪无薪假期混淆、加班申请“钻空子”等情况，从而使人力成本虚高。
如果员工每天的时间都能线上化清晰呈现，及时被管理了，管理者每天只需要花费5～10分钟就能将员工出勤的事情全部处理完毕，从而大事化小，“小”事化了，不必将问题积累到月末。
让管理决策有据可依
融创服务处于快速发展的过程中，管理复杂性持续在增加，如何保证各个分支的一线管理者都具备责任心，保证一致贯彻集团总部战略呢？例如：
“今天有320个人上班，为什么是320个人？为什么不是315个人或者330个人？为什么有20个人在家休息不用来？今天到底谁来是最合适的？
传统模式靠经验，模板，甚至靠责任心来判断。一线管理者责任心好，安排就井井有条，帮公司省成本、提高效率，把人匹配得好。如果责任心差，就看彼此关系，可能多加7、8个人就够了，但他非派10个人，成本就增加了。”
答案是需要利用数据。让集团管理层及时看见清晰的数据，实现一线劳动力管理数据可视化，进而能够洞察问题，分析原因，从而主动决策——这是融创服务数字化转型的重要原因。
让员工体验更有保障
时间管理与员工息息相关的另一件事是“薪资发放”。
近几年，“员工体验”的热度只增不减，大部分HR数字化工作开始以好玩儿、有趣为标准。但在融创服务看来，考虑这些加分项的体验工作之前，需要先清楚会让体验减分的基础HR工作有没有做好，发薪便是切实关乎员工体验的一项基础工作，做得好是应该，但做不好势必会让员工体验减分。
“工资发好了吗，其实是对组织规模增大的一项考验”。受这种意识的驱使，HR数字化转型之初，融创服务首先上线了薪酬系统，随后便开始布局与发薪密切相关的“考勤系统”。以统一各区域的考勤管理标准，规范时间管理，避免月末发薪时产生不必要的“论证”，甚至“扯皮”，以及由此带来的冲突。
线上化管理员工时间，则是避免这类问题产生的一个有效途径。
因为员工的时间被线上化之后，每天出勤的数据一目了然，避免了看不见的违规行为产生，作为发薪的直接依据，避免不必要的沟通和争执。
时间管理的线上化布局
充分考虑企业现有的问题和需求，以及未来的发展趋势，融创服务在2020年开始计划和布局考勤管理的标准化、线上化工作，并列出了考勤线上化管理的期待。
这些也是融创服务选择盖雅作为合作伙伴的原因。
1）他们需要可视化的数据分析，BI看板。融创服务从长期考虑，数字化只是组织降本增效的抓手，而本质则在于管理人员对数据的分析利用，制定科学的决策。
2）他们也需要一个系统能够承接大体量（10万以上）的劳动力管理。尽管合作之处融创的规模仅有2万人，但预测未来的规模将会迅速增长。
3）而且，系统要具备考勤和智能排班结合的能力，为企业未来的灵活用工奠定基础。
02
“时间管理”的价值与影响力
“时间的精益管理”是融创服务HR数字化转型的一个切片，也是融创服务2021年数字化转型中的一个重要布局。落地过程中，企业也发现了“时间管理”有着很多待挖掘的价值和影响力。
在员工时间被线上化、可视化分析后的几个月内，从HR、员工和管理者等各个角度，企业发现了一些肉眼可见的积极改变。
对HR而言，从职能视角走向业务视角
在融创服务的考勤管理的布局中，考勤不仅背负着“规范时间管理”的责任，而且让HR的时间增值，让HR减少了低附加值工作。
企业首先解决了考勤规则的统一性问题，重新对业务流程进行梳理和调整后，系统通过配置统一的规则，就能够自动检测异常，有效规避潜在的合规性和准确性问题。随着考勤系统的数据能与薪酬系统实现接驳，也减少了数据对接、录入的时间，推动集团一站式共享的实现。
考勤管理系统上线后，HR人均处理考勤工作时长由上线前的3.98天减少至3.14天。整体减少889天/月，节省40.8人工作量。
这些人的时间，则会转移至附加值更高的工作中，例如数据分析。
更重要的是，融创服务HR的工作思维也开始转变。有了员工时间的精益化管理理念后，HR便开始从职能视角走向业务视角。
过去，HR更多是基于对人的管理，工作内容的标签和属性更多关乎“人”，专注于HR各个职能模块的工作，甚至员工的情绪管理、沟通等。这某种程度上让HR陷入“人的陷阱”，工作职能化，缺乏业务视角。
而将时间作为员工管理的视角后，HR可以暂且放下许多“人”的属性，只需要换算单位时间薪资酬、单位时间成本、ROI等等，时间与产出、人与业务之间的联动性跃然纸上。
对员工而言，自我管理意识更强了
每天的工作，消耗我们的往往不是工作本身，而是因为工作产生的一系列沟通工作。员工如此，HR更是如此。
“有很多冲突其实并非员工的问题，是目前管理方式和管理流程的问题，很难让员工有自我管理意识，HR背负大量管理工作。由于线下的考勤管理，使得员工无法实时了解自己行为带来的后果，行为和结果的反馈链过长，没有意识及时修正自己的行为。”
考勤管理线上化后，企业也发现一些问题迎刃而解。
对于自己的考勤、排班、休假、加班等事项，员工一目了然；当系统检测出异常则会及时提醒，员工能及时了解问题，及时申诉解决；无法通过申诉解决的问题也会更加注意自己不合规的行为。借助智能手机，员工所有时间管理都能移动化自助处理，形成员工与公司间高频的线上互动，这也是员工体验大幅提升的重要保障。
对管理者而言，从“事后管控”走向“事前管控”
“集团本部对各区域、各片区考勤管理基本处于‘事后管控’状态，集团管理者无法实时动态掌握考勤信息并做出即时管控动作，不能随时调取全部集团假勤信息，无法形成明确的考勤管控指导意见，管理决策上较为被动。”
这是员工的时间未进行线上化管理之前，融创服务集团管理者面临一个被动局面。
导致这一局面的原因主要是：员工时间未进行线上化管理时，数据统计效率较低，相对滞后，无法形成区域台账随时查看、进行相应的分析，一些本应该即时解决的问题，因为数据的滞后性无法得到及时的反馈和改善，往往处于被搁置或看不见的状态。
伴随着考勤系统的上线，员工的时间可以被线上化管理、数据实时自动流转，管理者通过可视化的BI报表能够及时发现问题，员工和团队的状态跃然纸上，人效如何，哪些团队人浮于事，哪些团队需要加人？进而做出相应的指示和决策，规避问题的发生，让不在一线的管理者也能从“事后管控”走向“事前管控”。
03
时间管理的未来想象
考勤管理背后，真正管理的是员工的工时，即时间。
但对于管理者和企业主，除了时间，也看重结果。员工工作没有产出，可以诉诸于时间付出多少的问题，但往往最无奈的是，员工付出了时间，却没有产生管理者想要的结果（更多或是更好）。
在布局考勤管理时，融创服务便意识到这种问题——时间管理不仅仅是管理时间的“量”，更重要的是管理时间的效率，即“质”的问题。
因此，针对时间管理，融创服务未来希望借势灵活用工，将时间管理的责任从企业转移一部分给员工自己，让员工的时间得到更有效的利用，企业的人效得到更高提升。
而实现灵活用工的一个重要基础便是：
转变过去固定排班的模式变为动态排班，转变固定岗位排班为工时导向的灵活排班，跨资源池调度人力资源。也就是系统通过精准、自动、实时收集与员工行为相关的各种动态数据，如在哪个岗位待得最久？技能熟练度如何？上过哪些培训课？产出和绩效结果如何？去预测和推荐浪费最少、效能最高的排班组合方式。
总之，让企业激励员工同时，也让员工的时间增值。
